Planilha de controle de entrada e saída de alunos
Baixe grátis uma planilha em Excel para registrar as entradas, saídas e pessoas autorizadas, com resumo por dia. E veja quando vale a pena trocar a planilha por um sistema.
Arquivo .xlsx gratuito, compatível com Excel, LibreOffice e Google Planilhas.
O que tem na planilha
Como usar
Passo a passo e cuidados com os dados de crianças (LGPD).
Registro
Data, aluno, turma, entrada/saída, horário, quem trouxe ou retirou e se o documento foi conferido.
Pessoas autorizadas
Quem pode retirar cada aluno, parentesco, documento, telefone e validade.
Resumo do dia
Escolha uma data e veja quantas entradas, saídas e saídas antecipadas houve.
Como usar a planilha, passo a passo
- Abra a aba Registro, apague a linha de exemplo e anote cada movimento do dia.
- Use as listas suspensas (Entrada, Saída, Saída antecipada; documento conferido: Sim ou Não) para manter tudo padronizado.
- Cadastre em Pessoas autorizadas quem pode retirar cada aluno e até quando, e guarde a ficha assinada (veja o modelo de autorização).
- Na aba Resumo do dia, digite uma data para ver as contagens daquele dia.
Cuidados com os dados dos alunos
- Proteja o arquivo com senha e deixe-o em local de acesso restrito.
- Compartilhe só com quem precisa e não envie por aplicativos de mensagem abertos.
- Faça cópia de segurança com frequência.
- Defina um prazo para apagar registros antigos, em conformidade com a LGPD.
Os limites de uma planilha
A planilha organiza o registro, mas depende de pessoas e não resolve o que acontece no horário de pico:
- Alguém precisa digitar cada movimento, e erros e esquecimentos são comuns.
- Não avisa a sala nem o responsável em tempo real.
- Não confere se quem retira é mesmo a pessoa autorizada.
- É difícil de usar em fila: no horário de saída, anotar tudo atrasa a portaria.
- Vários usuários ao mesmo tempo geram conflito de versões e arquivos duplicados.
Sinais de que é hora de trocar a planilha por um sistema
- A fila na saída cresce e a portaria vira gargalo.
- A escola precisa provar quem retirou o aluno e quando.
- As retiradas por terceiros aumentaram e a conferência virou tarefa manual.
- A direção quer saber na hora quem está na escola e avisar o responsável.
O Inoutchi faz isso: o responsável chama o aluno pelo app, a sala recebe na TV e cada retirada fica registrada. Veja como funciona o sistema de controle de entrada e saída de alunos.
Perguntas frequentes sobre a planilha
A planilha é gratuita?
Sim. Baixe, use e adapte à vontade para a sua escola. Ela está em formato Excel (.xlsx) e abre também no LibreOffice e no Google Planilhas.
O que vem na planilha?
Quatro abas: instruções de uso, o registro de entradas e saídas (com listas suspensas), o cadastro de pessoas autorizadas e um resumo que conta as entradas, saídas e saídas antecipadas de um dia.
Posso usar a planilha com dados de alunos?
Pode, com cuidado: são dados de crianças, protegidos pela LGPD. Guarde o arquivo com senha e acesso restrito, compartilhe só com quem precisa e combine o prazo para apagar registros antigos.
Quando vale trocar a planilha por um sistema?
Quando a escola cresce, quando o horário de saída vira fila, quando a retirada por terceiros precisa de conferência ou quando a direção quer saber na hora quem está na escola e avisar o responsável. Aí o registro manual deixa de ser suficiente.
A planilha avisa a sala ou o responsável?
Não. Ela só guarda os registros que alguém digita. Para chamar o aluno na sala e avisar o responsável em tempo real é preciso um sistema.
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Quer acabar com o papel e a planilha?
Veja o Inoutchi funcionando na rotina da sua escola: o responsável chama o aluno pelo app, a sala recebe na TV e cada retirada fica registrada.